Dorota Halicka, analityczka Fundacji Instytut Prawa Wschodniego im. G. Szerszeniewicza; ekspertka ds. systemów zarządzania: jakością, zarządzania środowiskowego, BHP i działaniami antykorupcyjnymi; trenerka audytorów wewnętrznych i pełnomocników ds. systemów zarządzania
Aby uzyskać certyfikację oferowanych przez swoje przedsiębiorstwo towarów i usług na zgodność z międzynarodowymi normami ISO, trzeba przejść audyt certyfikujący. Audyty muszą przeprowadzić niezależne akredytowane jednostki certyfikujące, które zatrudniają niezależnych Audytorów. Takie jednostki działają w każdym państwie należącym do Międzynarodowej Organizacji Standaryzującej (ISO), które zrzeszają Komitety Normalizujące (wydające normy ISO).
Wykaz państw, mających swoje Komitety Normalizacyjne (w Polsce: Polski Komitet Normalizacyjny PKN), będące członkami ISO (International Organization Standarization) można sprawdzić na stronie https://www.iso.org/members.html.
Polskie Centrum Akredytacyjne
Żeby zostać akredytowaną jednostką certyfikacyjną, która wystawia certyfikaty na towary i usługi oferowane przez przedsiębiorców na zgodność ze standardami międzynarodowymi ISO, jednostka certyfikacyjna musi posiadać akredytację Centrum Akredytytacyjnego. Akredytowana jednostka certyfikacyjna to jednostka certyfikacyjna, która ma nad sobą nadzór oraz są w niej przeprowadzone audyty przez niezależną Organizację – Centrum Akredytacyjne.
Taką jednostką sprawującą nadzór akredytacyjny nad jednostkami certyfikującymi w Polsce jest PCA – Polskie Centrum Akredytujące z siedzibą w Warszawie. PCA akredytuje jednostki certyfikacyjne to znaczy, ma ona na nimi stały nadzór i ocenia ich kompetencje. Jednostką mającą nadzór nad wszystkimi akredytowanymi organizacjami (w Polsce nad PCA) jest IAF (Międzynarodowe Forum Akredytacyjne).
IAF jest międzynarodową organizacją zrzeszającą jednostki akredytujące prowadzące akredytację jednostek certyfikujących systemy zarządzania, jednostek certyfikujących wyroby i usługi, jednostek certyfikujących osoby i inne programy z zakresu oceny zgodności. Zadaniem IAF jest rozwój światowego programu oceny zgodności, promującego usuwanie technicznych barier w handlu oraz wspieranie handlu, zgodnie z polityką Światowej Organizacji Handlu (World Trade Organization).
Na poniższym grafie opisano jak przebiega proces od akredytacji jednostki certyfikującej do uzyskania certyfikatu przez Przedsiębiorcę, która chce posiadać Certyfikat na zgodność z normami międzynarodowymi.
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. ustanawiającym wymagania w zakresie akredytacji i nadzoru rynku odnoszącym się do warunków wprowadzania produktów do obrotu i uchylającym rozporządzenie (EWG) nr 339/93, Polskie Centrum Akredytacji zostało wskazane jako jedyna krajowa jednostka akredytująca w świetle ww. rozporządzenia na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Polskie Centrum Akredytacji jest krajową jednostką akredytującą upoważnioną do akredytacji jednostek oceniających zgodność na podstawie ustawy z dnia 13.04.2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz.514). PCA posiada status państwowej osoby prawnej i jest nadzorowane przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Główne działania PCA określa szczegółowo Statut Polskiego Centrum Akredytacji określa Zarządzenie nr 39 Ministra Rozwoju z dnia 15 lipca 2016 r. w sprawie nadania statutu Polskiemu Centrum Akredytacji – tekst jednolity (Dz. Urz. MPiT z 2018 r. poz. 45).
Rola akredytacji
Co jest rolą akredytacji? Zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 17000:2020[1] akredytacja to atestacja przez stronę trzecią, dotycząca jednostki oceniającej zgodność, służąca formalnemu wykazaniu jej kompetencji do wykonywania określonych zadań w zakresie oceny zgodności. Streszczając powyższe sformułowanie, możemy przez to rozumieć: sformalizowane uznanie przez upoważnioną do tego jednostkę kompetencji organizacji, które działają w obszarze zgodności- tj.: jednostek certyfikujących. Uzyskanie akredytacji oznacza, że akredytowane podmioty zostały ocenione według tych norm i wytycznych. Jakie korzyści wynikają z akredytacji dla jednostki certyfikacyjnej, która przeprowadzając w naszym przedsiębiorstwie audyt wystawi nam Certyfikat na zgodność z normami ISO?
- akredytacja jest niezbędnym narzędziem w procesie podejmowania decyzji oraz przy zarządzaniu ryzykiem. Organizacje mogą oszczędzić czas i pieniądze poprzez wybór akredytowanego, a zatem kompetentnego dostawcy usług oceny zgodności
- akredytacja może posłużyć jako środek umożliwiający dostęp do rynków eksportowych w Europie i na świecie – w myśl zasady “badany lub certyfikowany raz – wszędzie akceptowany”
- akredytacja zapewnia precyzyjne pomiary i badania przeprowadzane zgodnie z najlepszą praktyką, ogranicza liczbę wyrobów wadliwych, obniża koszty kontroli i produkcji oraz umożliwia wdrażanie innowacyjnych rozwiązań
- akredytacja zmniejsza ryzyko w relacjach biznesowych
Korzyści z akredytacji ma również druga strona biznesu, czyli odbiorca bezpośredni towaru lub usługi oferowanego przez Przedsiębiorstwo (inwestora, który posiada Certyfikat ISO wydany przez akredytowaną jednostkę certyfikującą):
- akredytacja podnosi wiarygodność wyników certyfikacji wyrobów
- akredytacja wpływa na wysoką jakość wyrobów i usług oraz kompetencji personelu,
- dzięki akredytacji możliwe są wiarygodne i precyzyjne wyniki analiz oraz badań w obszarach związanych z bezpieczeństwem, zdrowiem i środowiskiem (np. analizy medyczne, badania mechaniczne, badania chemiczne)
- akredytowane podmioty dostarczają wiarygodnych informacji, na podstawie których mogą być podjęte decyzje np. w zakresie ochrony środowiska
- akredytacja przyczynia się do likwidacji barier w handlu poprzez wzajemne uznawanie procedur oceny zgodności (swobodny handel międzynarodowy jest stymulatorem wzrostu ekonomicznego)
Obecnie akredytacją PCA jest objęte prawie 1600 jednostek (w tym laboratoria badawcze, wzorcujące i jednostki certyfikujące)[1]. PCA dopuszcza na rynek tylko takie jednostki certyfikujące, które są przygotowane na certyfikacje wyrobów i usług według międzynarodowych standardów. Dzięki tej akredytacji w jednostkach certyfikujących przeprowadzonych przez PCA, jednostki te mogą certyfikować każdą zgłaszającą się organizację (przedsiębiorstwo), która ma wdrożone normy ISO i chce uzyskać Certyfikat na zgodność z ich stosowaniem. Certyfikacja stanowi pisemne zapewnienie strony trzeciej o zgodności produktu, usługi lub procesu z określonymi wymaganiami.
Na stronie Polskiego Centrum Akredytacji https://www.pca.gov.pl/ przedsiębiorca ma możliwość wyboru takiej jednostki certyfikującej, która posiada akredytację PCA. Pod linkiem https://www.pca.gov.pl/akredytowane-podmioty/akredytacje-aktywne/jednostki-certyfikujace-systemy/ uzyskamy wszelkie informacje, czy dana jednostka jest akredytowana w obszarze certtyfikacji systemów ISO. To samo się tyczy jednostek certyfikujących wyroby, gdzie pod linkiem https://www.pca.gov.pl/akredytowane-podmioty/akredytacje-aktywne/jednostki-certyfikujace-wyroby/ możemy wyszukać jednostki akredytowane przez PCA.
Strona PCA umożliwia również sprawdzenie informacji dotyczących jednostek, którym cofnięto akredytację, informacje te znaleźć można pod adresem: https://www.pca.gov.pl/akredytowane-podmioty/akredytacje-nieaktywne/akredytacje-nieaktywne/. Przedsiębiorca, chcący uzyskać Certyfikat na zgodność z normami ISO, za pomocą strony Polskiego Centrum Akredytacyjnego, bez problemu znajdzie odpowiednią dla siebie jednostkę certyfikującą towary czy usługi. Strona jest prowadzona także w języku angielskim.
Postępowanie akredytacyjne
Przedsiębiorstwo (inwestor) jest przygotowane do certyfikacji przez akredytowaną jednostkę certyfikującą po przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji wymaganej normami ISO (może to zrobić sam, może skorzystać z firm wdrożeniowych). Przystępuje wtedy do audytu certyfikującego przez ww. jednostkę.
Wynikiem audytu certyfikującego jest Certyfikat na zgodność z normami międzynarodowymi. Korzyści z przyznania certyfikatu dla przedsiębiorców będących inwestorami w Polsce są wielorakie. Do najważniejszych i najczęściej powtarzalnych zalicza się:
przedsiębiorstwo może w łatwy sposób udowodnić zgodność z przepisami (tyczy się to obowiązującego prawa polskiego) dla klientów i zainteresowanych ich działalnością stron (organy kontroli)
- organizacja jest rozpoznawalna w kręgach biznesowych
- poziom kontroli klientów zmniejsza się, ponieważ certyfikacja wpływa na zwiększenie zaufania i pewności do świadczonych usług lub produkowanych towarów
- kontrole przeprowadzone przez organy nadzoru w Polsce, (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy) dzięki dokumentacji systemowej, jaka jest potrzebna do przyznania certyfikatu ISO ułatwiają powyższym organom proces nadzoru i kontroli
Akredytowane jednostki certyfikujące zatrudniają niezależnych, bezstronnych, międzynarodowych audytorów, którzy mogą przeprowadzić audyt w dowolnym języku. w dowolnym kraju. Uzyskując statut Wiodącego Audytora (Lead Audtor) norm ISO, audytor taki jest upoważniony do przeprowadzenia audytu w każdym państwie. Szereg jednostek certyfikujących posiada w swoich zasobach Lead Auditorów, którzy bez problemu audytują przedsiębiorstwa w innych językach niż język urzędowy PL.
Przedsiębiorcy inwestujący w Polsce nie muszą się starać o audyt jednostek ze swojego kraju (co znacznie podwyższy koszty przeprowadzenia takiego audytu jak np.: dojazd i zakwaterowanie, zaznajomienie z ustawodawstwem polskim), bez problemu audyt ten może odbyć się w Polsce. Przeprowadzony zostanie on przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, a uzyskany Certyfikat będzie uznawany w każdym państwie należącym do ISO. Audyt przeprowadzony przez akredytowaną jednostkę certyfikacyjną jest równorzędny z każdym zrealizowanym audytem w innym państwie, czego wynikiem jest przyznanie międzynarodowego Certyfikatu na zgodność z normami ISO.
Certyfikat wystawiany przez akredytowaną jednostkę certyfikacyjną jest przyznawany zgodnie z zasadą ”certyfikowany raz – uznawany wszędzie”, gdyż normy ISO są międzynarodowymi standardami uznawanymi na całym świecie (oprócz pojedynczych państw np. Afryki, gdzie Komitetów Normalizacyjnych będącymi członkami ISO nie ma). . Zaletą norm międzynarodowych jest uniwersalność ich stosowania, gdyż wymagania dla norm są dla każdego towaru czy usługi we wszystkich państwach są takie same, charakteryzując się międzynarodową uznawalnością wyników.
Dla Inwestora chcących założyć działalność w naszym kraju ważne jest, aby Certyfikat, który chce uzyskać, jest akredytowany. Oznacza to, że będzie on uznawany przez wszystkie organizacje na świecie, potwierdzając, że działa zgodnie z określoną normą lub standardem w określonym zakresie swojej działalności i określonych lokalizacjach. W celu identyfikacji Certyfikat zawiera zawsze logo jednostki certyfikującej i logo akredytacji z numerem akredytacji.
Przykłady symboli akredytacji PCA, które są uwidocznione na uzyskanych certyfikatach wyrobów i usług:
| dla jednostek certyfikujących systemy zarządzania jakością wg PN-EN ISO 9001 |  |
| dla jednostek certyfikujących wyroby |  |
Posiadane przez inwestorów certyfikaty są umieszczane na swoich branżowych stronach internetowych, podnosząc rangę swoich oferowanych towarów i usług. Wykaz przedsiębiorstw, które posiadają certyfikaty na zgodność z międzynarodowymi standardami udostępniają także na swoich stronach akredytowane jednostki certyfikacyjne, jak np.;
https://www.prs.pl/oferta-prs/weryfikacja-certyfikatow-prs
https://www.sgs.pl/pl-pl/certified-clients-and-products/certified-client-directory
Warunkiem pojawienia się w wyszukiwarkach jednostek certyfikujących jest uzyskanie certyfikatu w tej jednostce. Każda organizacja certyfikującą przeważnie ma swój własny elektroniczny dostęp do audytowanych przez siebie przedsiębiorców.
Korzyści z akredytacji
Jakie są dodatkowe korzyści dla przedsiębiorcy inwestującego w Polsce, który posiadać będzie certyfikat na zgodność z międzynarodowymi standardami?
- wymagania dużych korporacji w przetargach, w których jednym z warunków jest wdrożony system według norm ISO i jego certyfikacja przez akredytowane jednostki certyfikujące
- firmy szkoleniowe, aby uzyskać 80% dofinansowanie dla swoich kursantów z Biura Usług Rozwojowych (PARP), muszą mieć wdrożony i certyfikowany system zarządzania zgodny z normą ISO
- prywatne placówki medyczne, które chcąc dodatkowo współpracować z Narodowym Funduszem Zdrowia kontraktują z nimi umowy i dostają dodatkowe punkty za wdrożony i certyfikowany system zgodny z normami ISO
- szybkość reagowania na zmiany powstające na rynku (zmiany ekonomiczne, prawne, instytucjonalne), dostosowanie się do wymagań
- wyprodukowanie towarów zgodnych ze standardami międzynarodowymi (uzyskanie certyfikatu dla towaru ) większe prawdopodobieństwo zamówień
- wymagane prawem krajowym oceny zgodności dla towarów wyprodukowanych przez zagranicznych inwestorów (uzyskanie certyfikatu dla towaru), większa ilość zamówień
Podsumowanie
Wymogi norm ISO są w każdym państwie takie same, audyty certyfikujące utrzymujące ważność certyfikacji są przeprowadzane co roku. Dlatego udogodnieniem dla Przedsiębiorców inwestujących w Polsce jest możliwość utrzymania certyfikatu (jeżeli certyfikat był przyznawany w innym państwie) poprzez przeprowadzenie audytu nadzoru przez akredytowane jednostki certyfikujące w Polsce jak i certyfikacja na zgodność z normami dla Przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają przygodę ze standardami międzynarodowymi.
Kiedyś konsument podejmował decyzję zakupową wyłącznie na podstawie ceny, rynek przyjmował każdą ilość dóbr (towarów i usług) bez względu na ich jakość. Obecnie coraz więcej odbiorców zwraca baczną uwagę na jakość oferowanych towarów i usług, co można zaobserwować na przykładzie przetargów ogłaszanych przez organy administracji państwowej i przedsiębiorstwa prywatne. Jeszcze tak niedawno w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia[1] jedynym i najważniejszym warunkiem była cena, obecnie kryterium jakościowe zastąpiło jego miejsce. Jakość jest obecnie widoczna w każdym aspekcie gospodarki, a posiadanie certyfikatu ISO w trybie przeprowadzonego audytu przez akredytowaną jednostkę certyfikacyjną na zgodność z międzynarodowymi standardami ISO, potwierdza w pełni jego zasadność.
[1] Podstawowy dokument przygotowany przez zamawiającego w celu przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne. Reguluje ją art. 36 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
[1] Dane pobrane ze strony https://www.pca.gov.pl/ z dnia 05.09.2022 r.
[1] Na stronie Polskiego Komitetu Normalizacyjnego, normę można zakupić pod linkiem https://sklep.pkn.pl/pn-en-iso-iec-17000-2020-12e.html